機關單位一體化檔案館建設方案

一、建設目標

以服務機關單位高效運轉、保障檔案安全與合規使用為核心，建設智能化、規范化、安全化的一體化檔案館。通過科學規劃與先進技術應用，實現機關檔案資源的集中統一管理，提升檔案存儲安全性、檢索效率與利用效能，確保檔案完整記錄機關工作活動，為機關決策、業務開展及歷史研究提供堅實檔案支撐，推動機關檔案管理工作全面邁向現代化、標準化。

二、規劃布局

（一）功能分區

檔案存儲區：作為核心區域，依據機關檔案的載體類型（紙質、電子存儲介質等）、保管期限、密級（普通、秘密、機密、絕密）嚴格分類存儲。設置專門的涉密檔案存儲區域，配備符合國 家保密標準的密碼鎖檔案柜或涉密密集架，實行雙人雙鎖管理。同時，預留充足的擴展空間，以適應機關單位未來檔案數量增長需求。

檔案整理區：用于機關檔案的接收、分類、編目、裝訂、裝盒等工作。配備符合人體工程學的工作臺、辦公桌椅，以及**的電腦、打印機、裝訂機等設備。同時，設置專門的文件暫存柜，便于臨時存放待整理檔案，確保整理工作有序開展。

檔案查閱區：為機關內部人員及符合規定的外部查閱者提供安靜、舒適的查閱環境。設置獨立的查閱座位，配備電腦、打印機等設備，方便查閱電子檔案與復制紙質檔案。建立嚴格的查閱登記制度，對于涉密檔案的查閱，需履行嚴格的審批手續，確保檔案查閱的規范性與安全性。

檔案數字化加工區：配備高速掃描儀、圖像處理器等專 業設備，用于紙質檔案的數字化轉換。設置獨立的操作空間，安裝監控設備，對數字化加工過程進行全程記錄，保障檔案數字化工作的安全與質量。同時，配置數據存儲設備，及時備份數字化后的檔案信息。

辦公區：供檔案管理人員日常辦公使用，配備辦公桌椅、電腦、電話、文件柜等設備。設置專門的檔案管理系統操作工位，方便管理人員進行檔案的收集、統計、移交等工作。同時，預留網絡接口，便于與機關單位內部網絡系統進行安全對接。

消毒滅菌區：配備除塵凈化整理臺、新風凈化一體機、除霉凈化一體機等專 業消毒設備，定期對檔案進行消毒滅菌處理，防止檔案遭受蟲害、霉菌等侵害。設置獨立的通風系統，確保消毒過程中產生的有害氣體及時排出。

保密室：對于絕密級檔案及重要涉密文件，單獨設立保密室進行存儲。保密室需滿足國 家保密標準，安裝防盜門、防盜窗、電磁屏蔽裝置等，配備密碼鎖保險柜，實行專人專管，嚴格控制人員進出。

（二）空間規劃

根據機關單位的檔案數量、未來發展規劃及實際使用需求，合理確定檔案室面積。檔案存儲區占總面積的 60% - 70%，其他功能區依據實際需求分配剩余空間。充分考慮檔案室的層高、通道寬度等因素，確保檔案柜架安裝與人員通行順暢。例如，密集架通道寬度不小于 0.8 米，涉密檔案存儲區域通道需滿足雙人并行操作要求。

三、硬件配置

（一）檔案存儲設備

智能密集架：選用符合國 家標準的智能密集架，具備防火、防潮、防塵、防鼠、防盜等功能。配備智能控制系統，實現電動操作、自動定位、溫濕度監測等功能。對于涉密檔案存儲區域的密集架，增加指紋識別、人臉識別等多重身份認證方式，確保只有授權人員可進行操作。

保密檔案柜：采購符合國 家保密標準的保密檔案柜，用于存放秘密級、機密級檔案。檔案柜配備高強度密碼鎖或指紋鎖，具備防撬、防火等功能，確保涉密檔案安全。

存儲介質管理設備：對于電子檔案存儲介質（如硬盤、光盤等），配備專用的存儲介質管理柜，實現存儲介質的有序存放、登記與借閱管理。同時，定期對存儲介質進行檢測與維護，確保電子檔案安全存儲。

（二）溫濕度調控設備

安裝高精度溫濕度監測系統，實時監測室內溫濕度變化，并將數據同步到檔案管理系統。配備空調、除濕機、加濕器等設備，將溫度嚴格控制在 14℃ - 24℃，相對濕度控制在 45% - 60% 范圍內，為檔案提供穩定、適宜的存儲環境。

（三）消防設備

在檔案室各區域安裝火災自動報警系統，包括煙霧探測器、溫度探測器等，確保及時發現火災隱患。配備滅火器、消火栓等滅火設備，并定期進行檢查與維護。對于涉密檔案存儲區域與重要檔案存儲區域，安裝氣體滅火系統（如七氟丙烷滅火系統），避免水噴淋對檔案造成損壞。同時，設置明顯的消防疏散標識與應急照明設備，確保緊急情況下人員安全疏散。

（四）安防設備

門禁系統：采用刷卡、指紋、密碼、人臉識別等多種認證方式相結合的門禁系統，嚴格控制人員進出。對不同區域設置不同的訪問權限，如保密室僅允許特定授權人員進入。同時，門禁系統記錄所有人員的進出時間、身份信息等，形成詳細的訪問日志。

監控系統：在檔案室各區域安裝高清攝像頭，實現 24 小時實時監控。監控視頻存儲時間不少于 90 天，確保對檔案室情況進行全面、持續的記錄。對于涉密檔案存儲區域，監控攝像頭需具備防拍攝、防破壞功能。

防盜報警系統：配備紅外探測器、門窗磁等設備，一旦發生非法入侵，立即發出聲光報警信號，并將報警信息同步到安保部門與檔案管理人員。同時，與當地公安系統建立聯網報警機制，提高防盜安全等級。

（五）檔案數字化設備

高速掃描儀：選用掃描速度快、掃描質量高的專 業高速掃描儀，支持多種幅面掃描，具備自動糾偏、去噪、色彩還原等功能，確保紙質檔案快 速、準確地轉換為電子檔案。

圖像處理器：對掃描后的圖像進行處理，包括壓縮、格式轉換、索引建立等，提高電子檔案的存儲效率與檢索速度。同時，支持 OCR 文字識別功能，實現檔案內容的可檢索性。

計算機及存儲設備：配備高性能計算機，滿足檔案數字化加工與檔案管理系統操作需求。配置大容量存儲設備（如磁盤陣列），用于存儲數字化后的檔案信息，并定期進行數據備份，確保檔案信息安全。

實體檔案安全管理：加強對檔案實體的安全保護，定期對檔案柜架、存儲設備等進行檢查與維護，確保檔案存放安全。做好檔案的防蟲、防霉、防光等防護工作，定期對檔案進行消毒處理。對于涉密檔案，嚴格按照保密要求進行管理，防止涉密檔案丟失或泄露。

信息安全管理：建立健全信息安全管理制度，加強對檔案管理系統與電子檔案的安全防護。采取數據加密、訪問控制、入侵檢測、漏洞掃描等技術措施，防止檔案信息泄露、篡改與丟失。定期對系統進行安全評估與升級，及時發現與解決安全隱患。

應急管理：制定完善的檔案安全應急預案，明確應急處置流程與責任分工。定期組織應急演練，提高應對突發事件（如火災、水災、盜竊、網絡攻擊等）的能力。一旦發生突發事件，能夠迅速啟動應急預案，大限度地減少損失，確保檔案安全。